مفهوم مدیریت پروژه چیست؟ در این مقاله شما را با انواع مدیریت پروژه و همچنین به صورت کامل با معنی و مفهوم آن آشنا می کنیم. سازمان های مختلف و حتی افراد ممکن است به صورت مکرر با پروژه های مختلفی درگیر باشند. اگر پروژه ها به طرزی درست و اصولی انجام شود، مطمئنا موجب بهتر شدن روند سازمان می گردد. شما برای این که بتوانید یک پروژه را صحیح انجام دهید می بایست یک سری قوانین را رعایت کنید. اگر بخواهیم تعریفی خلاصه شده از مدیریت پروژه داشته باشیم باید بگوییم : «مدیریت پروژه به مراحلی گفته می شود که باعث بهتر انجام شدن یک پروژه می شود». در ادامه ی این مقاله ابتدا به تعریف مدیریت پروژه می پردازیم.
مدیریت پروژه چیست؟
آنچه در این مطلب می خوانید:
به مجموعه ی روش هایی که جهت به کارگیری مهارت ها،تجربه و دانش برای رسیدن به هدف هایی در پروژه مورد استفاده قرار می گیرد، مدیریت پروژه گفته می شود. این روش ها براساس پارامترهایی که توسط طرفین مورد توافق قرار می گیرد تعیین می شوند. لازم به ذکر است که مدیریت پروژه دارای محدودیت به لحاظ بودجه و مقیاس زمانی می باشد.
مدیریت پروژه را نمی توان با مدیریت یکی دانست و این دو مفهوم از یکدیگر متمایز هستند.شاید مهم ترین وجه تمایز آن ها این است که برخلاف مدیریت که فرایندی مستمر است، مدیریت یک پروژه در یک بازه ی زمانی محدود و تعیین شده انجام می شود. به موجب این دلایل یک پروژه ی حرفه ای به مجموعه ی وسیعی از مهارت ها نیاز دارد. مهارت هایی مانند:«مهارت مدیریت کردن افراد، فنی و آگاهی تجاری».
هدف اصلی در مدیریت پروژه ایجاد نمودن محصولی نهایی است که باعث به وجود آمدن یک سری از تغییرات در جهت منافع شخص یا سازمانی که پروژه را استارت زده است می شود.مدیریت پروژه علاوه بر این که موجب بالا بردن میزان بهره وری، ایجاد چشم اندازی روشن و بهتر نمودن روند شفافیت پروژه می تواند مزایایی دیگری نیز داشته باشد. مزایایی مانند:
- مدیریت موثر منابع
- ارتباط کارآمد
- برآورده نمودن رضایت مشتری
- افزایش روحیه تیم
- بهبود کیفیت خروجی
- تحمل بیشتر ریسک و انعطاف پذیری بالاتر
- یادگیری گذشته نگر
انواع مدیریت پروژه
همانطور که پیشتر اشاره نمودیم، مدیریت پروژه دارای انواع مختلفی می باشد. در این قسمت از مقاله با انواع مختلف مدیریت پروژه آشنا می شویم. تنوع روش های مدیریت پروژه می تواند به مدیر پروژه کمک کند که با توجه به نیاز خود از آن ها استفاده کند. لازم به ذکر است که همه ی روش هایی که برای مدیریت پروژه تعریف شده است یک وجه اشتراک دارند و آن این است که باعث ایجاد تعادل مابین کیفیت، منابع و زمان پروژه ی نهایی می شوند. طبیعتا بهره بردن از روش های متفاوت مدیریت پروژه موجب افزایش کیفیت پروژه می شود. اکنون مهمترین روش های مدیریت پروژه را بررسی می کنیم.
مدیریت پروژه چابک
می توان گفت این روش از مدیریت پروژه یک نوع تفکر مدیریتی می باشد. از روش مدیریت پروژه چابک علاوه بر مدیریت پروژه ،برای برنامه ریزی متناسب با شرایط هر مرحله از پروژه استفاده می شود. زمانی که پروژه به مسائلی برخورد کند که از ابتدا پیش بینی نشده، با استفاده از این روش می توان باعث تکرار فرایند های پروژه شد.
مدیریت پروژه آبشاری
در این روش از مدیریت پروژه،پروژه مرحله بندی می گردد و اجرای آن به صورت مرحله به مرحله می باشد. در روش مدیریت پروژه آبشاری تا یک مرحله به صورت کامل انجام نشود، مدیر پروژه نمی تواند به مرحله ی بعدی وارد شود. این روش برای پروژه هایی که قسمت هایی قابل پیش بینی دارند،بیشتر استفاده می شود. این روش علاوه بر مزیتی که دارد،دارای یک ضعف نیز می باشد،ضعف این نوع از مدیریت پروژه مربوط به زمان بندی است که در این بخش ضعیف عمل می کند.
مدیریت پروژه اسکرام
اسکرام زیر مجموعه ی مدیریت پروژه ی چابک است. در این روش از مدیریت پروژه، مدیر، پروژه ای را که بر روی آن کار می کند را به قسمت های کوچکتری تقسیم می کند. هر کدام از این قسمت ها در زمان کمی تکمیل می گردند. پس از این که هر کدام از این بخش ها تکمیل شدند،همانند قطعات یک پازل آن ها را در کنار یکدیگر می گذارند.
مدیریت پروژه پرینس
یکی دیگر از روش های مدیریت پروژه روش پرینس است. در این روش که بیشتر در کشور انگلیس از آن استفاده می شود، پروژه را به چندین فاز تقسیم می کنند. هرکدام از این فازها فرایند های مختص به خود را دارند. برای هر کدام از فازهای این پروژه ورودی و خروجی معینی در نظر گرفته می شود. قبل از شروع کار بر روی پروژه این فرآیند ها تعیین می شود.
مدیریت پروژه کانبان
در این روش از مدیریت پروژه، تمام کارهای مرتبط با پروژه به سه دسته تقسیم می شود. این دسته ها شامل:منتظر انجام، در حال انجام و نیز انجام شده می باشد. به نوعی می توان گفت که این روش نیز زیر مجموعه ی روش چابک است. در روش مدیریت پروژه ی کانبان،هر کدام از اعضا می دانند که وظیفه و کار آن ها چیست و بر روی آن تمرکز می کنند.
مدیریت پروژه امانی
این روش از مدیریت پروژه یک روش پر دردسر محسوب می شود. در این روش مدیر پروژه شخصا تمام کارهای پروژه را در دست میگیرد، این روش زمانی به صرفه خواهد بود که پروژه کوچک باشد. در پروژه های بزرگ استفاده از این روش مدیریت باعث خسته شدن مدیر پروژه می شود که توصیه نمی شود.
مدیریت پروژه ناب
در روش مدیریت پروژه ی ناب یا Lean ، به ارزش مشتری و به حداکثر رساندن آن بسیار تاکید می شود. این روش همانند سایر روش های صحیح مدیریت پروژه، منجر به صرفه جویی در زمان می شود. همانطور که مشخص است هدف این روش ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری با بهره گیری از منابع کمتر است.
کاربرد مدیریت پروژه
پروژه ها از فعالیت های متداول سازمان جدا هستند. هنگامی یک پروژه تبیین می شود که آن سازمان قصد داشته باشد برای مشخص کردن الزامات در یک چهارچوب زمانی و بودجه ی توافق شده، راه حلی را مشخص و ارائه دهد. مدیریت پروژه نیازمند گروهی از افراد است که به صورت موقت با یکدیگر همکاری نمایند و بر روی اهدافی که پروژه دارد،تمرکز داشته باشند. این که اهداف سازمان چه باشد در مدیریت پروژه مهم نیست، در مدیریت پروژه مسئله مهم این است که این روش ها که در مدیریت پروژه از آنها استفاده می شود،موجب بهره بردن بهتر از زمان و منابع می شود و پروژه به بهترین شکل ممکن تحقق می یابد. همچنین در مدیریت پروژه نرم افزارهای مختلفی جهت انجام موفقیت آمیز پروژه مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم افزارها در موارد زیر کاربرد دارند:
- زمان بندی ای که برای اجرا شدن پروژه نیاز است را مشخص می کنند
- وظایف افرادی را که بر روی پروژه کار می کنند را مشخص می کند
- نوع پروژه را تعیین می کنند
- مدارکی را که برای اجرای صحیح پروژه لازم است را مشخص می کنند
- برای مدت زمانی که بایستی پروژه به انجام برسد یک نمودار کلی ترسیم می کنند
علل شکست خوردن یک پروژه
مطمئنا همه ی پروژه ها با موفقیت انجام نمی شوند و تعدادی از آن ها با شکست مواجه می شوند. اما سوال مهم در این زمینه این است که: چرا این پروژه ها با شکست مواجه می شوند؟ همراه ما باشید تا در ادامه مقاله دلایل شکست پروژه را بررسی کنیم.
چارچوب زمانی نامناسب موجب شکست پروژه
اگر پروژه در زمان مورد نظر تکمیل و انجام نشود می تواند همین موجب شکست پروژه شود. در انجام یک پروژه فاکتور زمان بسیار مهم است و توجه به زمانی که برای اجرای پروژه تعیین می شود و به اتمام رساندن پروژه در زمانی که تعیین شده است بسیار مهم است.
کمبود منابع برای تکمیل پروژه
ممکن است برای انجام یک پروژه منابع ناکافی در نظر گرفته شده باشد. این نیز می تواند به شکست یک پروژه منجر شود. زیرا برای اجرا و اجرا شدن بهتر و مناسب تر یک پروژه وجود منابع کافی ضروری است. پس باید در مدیریت پروژه این مورد با حساسیت بیشتری تعیین شود.
عدم داشتن هدفی مشخص منجر به شکست پروژه
گرچه این مورد در پروژه ها به ندرت دیده می شود، اما یک علت بسیار بزرگ برای شکست پروژه است. یک پروژه در صورتی با موفقیت به اتمام می رسد که هدف مشخصی از اجرای آن وجود داشته باشد، در صورتی که این هدف نامشخص باشد،منجر به شکست خوردن پروژه می شود.
انتظارات ذینفعان با مدیریت ضعیف
اگر در مورد تغییراتی که قرار است در پروژه اعمال شود،طرفین و ذینفعان به توافق نرسند، باعث به وجود آمدن دیدگاه های متفاوتی در بین آن ها می شود. دیدگاه هایی که ممکن است درباره مدیریت زمان،کیفیت پروژه و یا بودجه ی تعیین شده برای پروژه، ببین اعضای تیم متفاوت باشد و همین امر موجبات شکست پروژه را فراهم نماید.
دوره مدیریت پروژه
شرکت در دوره میدیریت پروژه باعث این میشود تا فرد به صورت کامل و جامع آموزش ببیند و این امر موجب یادگیری چگونگی مدیریت پروژه و مدیر پروژه کیست میشود.
در این دوره آموزش مقدماتی تا پیشرفته مدیریت پروژه صورت میگیرد تا شرکت کنندگان بعد از پایان دوره بتوانند به صورت کامل وارد بازار کار این دوره شوند.
همه ی پروژه ها با هدف اجرای درست و موفقیت آمیز آن ها استارت می خورند و مطمئنا هیچ کسی یک پروژه را با امید به شکست خوردن آن آغاز نمی کند. اما همیشه قرار نیست تمام پروژه ها موفقیت آمیز اجرا و به سرانجام برسند. اگر افرادی که درگیر پروژه هستند از روش های مدیریت پروژه که در این مقاله به آن ها پرداختیم استفاده نکنند،قطع به یقین پروژه با شکست مواجه خواهد شد. پس نمی توان به هیچ وجه از این روش ها گذشت و آن ها را نادیده گرفت. عمل به روش های مدیریت پروژه موجب اجرای موفقیت آمیز پروژه و استفاده ی بهتر از زمان و صرفه جویی در آن می شود و نیز باعث استفاده ی بهتر از منابع می شود. همه این روش ها با هدف اجرای موفقیت آمیز پروژه مورد استفاده قرار می گیرند.
