مدیر پروژه نقش بسیار مهمی در پروژه دارد . نقشی که در آن مسئولیت شکست یا موفقیت در پروژه بر عهده خود مدیر می باشد. مدیر پروژه کارهایی مانند:برنامه ریزی در پروژه،اجرا کردن پروژه، تعریف نمودن پروژه، مدیریت بودجه و بستن پروژه را عهده دار است. ما در این مقاله بر آنیم که شما را با مفهوم مدیر پروژه و همچنین وظایف مهم و کلیدی آن به صورت کامل آشنا نماییم. تا انتهای این مقاله لطفا همراهی کنید.
تاریخچه مدیریت پروژه
آنچه در این مطلب می خوانید:
در اواخر دهه ی 1980 میلادی بود که شرکت مایکروسافت در حین انجام دادن یک پروژه ی بزرگ و دشوار با مشکلی روبرو شد. تعداد افرادی که بر روی این پروژه کار می کردند خیلی زیاد بودند.گروه هایی که شامل: بازاریاب،مهندسی و سایر بخش ها دیگر نیز در این پروژه کار می کردند. در این بین کسی نبود که اعضای این پروژه را مدیریت کند. در این حین مایکروسافت یک راهکار هوشمندانه ارائه کرد. آن ها یکی را انتخاب کردند و اختیار زیادی را به او دادند تا بتواند هماهنگی های لازم را میان اعضای پروژه به وجود بیاورد. بعد از این که این فرد به این سمت انتصاب شد،کارها به نحو خیلی خوبی پیش رفت که نتیجه ی نهایی این پروژه تولد برنامه ی اکسل(دوره اکسل) بود. پس از آن مایکروسافت برای تمام پروژه های خود یک مدیر پروژه را تعیین کرد و بدین طریق مدیریت پروژه شکل گرفت.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر یا مدیران یک پروژه، عوامل ایجاد تغییر در یک سازمان می باشند. یکی از وظایف مهم آنها تعیین نمودن اهداف پروژه است. آن ها از تخصص و مهارت خود در این زمینه برای ایجاد همدلی و حسی مشترک در بین اعضای گروه استفاده می کنند. مدیران پروژه همیشه آماده ی مواجه با چالش های جدید هستند و از رویارویی با چالش ها لذت می برند.
تعریف مدیر پروژه این گونه است:به فردی متخصص که در حوزه ی مدیریت پروژه مشغول فعالیت است و وظیفه ی وی برنامه ریزی و هدایت پروژه است مدیر پروژه می گویند. مدیر پروژه تحت فشار زیادی مشغول به کار هستند. آن ها با پیچیدگی ها و تغییراتی که در محیط های پویا به وجود می آید، ارتباط برقرار می کنند. مدیر پروژه بر روی جزئیاتی که به ظاهر کوچک ولی مهم هستند تمرکز می کند. افراد مدیر از مهارت های اعضای گروه جهت ایجاد اعتماد و ارتباط در بین اعضای تیم حمایت می کنند.
مدیر پروژه مهارت ایجاد تطبیق رویکرد خود در زمینه ی محدودیت ها در یک پروژه را دارا می باشد. پی بردن به این که هیچ اندازه ای قابلیت این را ندارد که برای کل پروژه متناسب باشد. افراد مدیر پروژه، مدام در حال بهبود بخشیدن به مهارت های خود و اعضای تیم هستند. آن ها این مهارت ها را از طریق یادآوری درس هایی که قبلا آموخته اند در جهت تکمیل اهداف پروژه گسترش و بهبود می بخشند.
امروزه تقاضا برای مدیران پروژه روز به روز در حال گسترش می باشد. به خصوص در سالیان اخیر با توجه به رشد فناوری و اقتصادی و تکنولوژی، سازمان های زیادی تمایل دارند مدیران پروژه را استخدام نمایند. حقوق مدیران پروژه به صورت میانگین 86 هزار دلار در سال است. که حداقل آن 54 هزار دلار و تا 123 هزار دلار در سال نیز می تواند برسد.
5 وظیفه مدیر پروژه
اکنون در ادامه ی مقاله با وظایف اصلی و مهم مدیران پروژه آشنا و تک تک آن ها را مورد بررسی قرار می دهیم. البته ذکر این نکته ضروری است که : وظیفه ی مدیر یک پروژه بسته به سازمانی که در آن فعالیت می کند و همچنین نوع پروژه ای که بر روی آن نظارت می کند می تواند متفاوت باشد. اما تمام مدیران پروژه وظایف مشترکی را برعهده دارند. وظایفی که شامل 5 مرحله ی حساس و مهم است که در زیر شما را با آن ها آشنا می کنیم. مراحلی از قبیل:
- شروع پروژه
- برنامه ریزی برای پروژه
- اجرا کردن پروژه
- نظارت و کنترل بر روی پروژه
- اتمام پروژه
شروع پروژه
مدیر پروژه، یک پروژه را با تعیین کردن اهداف اصلی آن استارت می زند. مدیران در آغاز پروژه کسانی را که به نفع پروژه هستند، اعم از(داخلی و خارجی) شناسایی میکنند و همچنین درباره انتظاراتی که بین اعضای پروژه مشترک است بحث می نمایند و مجوزهای لازم را جهت پیشرفت پروژه اخذ می نمایند. برای مدیران پروژه در شروع یک پروژه ی جدید سوالاتی مطرح می شود. سوالاتی از قبیل:
- علت اهمیت پروژه چه می باشد؟
- این پروژه چه مشکل خاصی را قرار است برطرف نماید؟
- در چه صورت نتیجه ی پروژه مطلوب می باشد؟
- چه معیارهای باعث موفقیت پروژه می شوند؟
- افراد ذینفع در این پروژه و کسانی که تحت تاثیر این پروژه قرار می گیرند، چه کسانی هستند؟
- پروژه با چه محدودیت هایی ممکن است مواجه شود؟
- چه فرضیاتی را می توان درباره پروژه ارائه داد؟
- بودجه ی لازم برای پروژه چگونه تامین می شود؟
- محدوده ی دسترسی پروژه، تا چه میزان می باشد؟
- آیا در گذشته چنین پروژه ای اجرا گردیده است؟ اگر اجرا شده چه نتیجه ای داشته است؟ اطلاعاتی که از آن پروژه باید در پروژه جدید لحاظ شود چیست؟
ذکر این نکته ضروری است که مدیر پروژه همه ی این کارها را تنهایی انجام نمی دهد. در بیشتر مواقع تا زمانی که اکثر کارهای ذکر شده انجام نشود، مدیر پروژه منصوب نمی گردد. زمانی که مدیر پروژه منصوب شود، بایستی در این کارها شرک نماید تا پروژه به صورت رسمی مورد تایید قرار بگیرد و وارد فاز جدیدی از اجرای خود گردد.
برنامه ریزی
پس از این که پروژه مورد تایید قرار گرفت، نوبت به همکاری مدیر پروژه با ذینفعان پروژه می رسد. این همکاری به منظور ایجاد طرحی یکپارچه برای دسترسی به اهداف مشترک پروژه ضروری می باشد. طرح ایجاد شده در این فرآیند، کمک بسیاری به مدیران پروزه می کند در جهت این که بر جدول زمانی،هزینه پروژه،محدوده پروژه و مشکلاتی که ممکن است به خاطر کیفیت و ارتباطات به وجود بیاید نظارت کنند. در این مرحله مدیر یا مدیران پروژه وظایفی را که برای تکمیل پروژه هرکدام از ذینفعان باید عهده دار شوند را مشخص می کنند و همچنین نقاط عطف پروژه را نیز تعیین می کنند. ضمنا برنامه ریزی برای اجرای یک پروژه تا انتهای اجرای کامل آن ادامه دارد و برخلاف بسیاری که فکر میکنند در ابتدای پروژه تعیین و به اتمام می رسد، اصلا اینگونه نیست.
اجرا کردن پروژه
در این مرحله از پروژه اعضای گروه برای رسیدن به اهداف تعیین شده، کارهایی که در برنامه ی پروژه معین شده بود را به اتمام می رسانند. نقش مدیر پروژه در این مرحله تعیین نمودن این کارها و حصول اطمینان از این که این کارها به درستی انجام شده باشد است.
نظارت و کنترل بر روی پروژه
این مرحله چهارمین وظیفه ی مهم مدیر پروژه است، اما با این حال فرایندهای مرتبط با این مرحله از همان ابتدای پروژه آغاز می گردد. نکته مهم و قابل ذکر این است که همه ما می دانیم که همیشه همه چیز دقیقا طبق برنامه پیش نمی رود بنابراین می بایست مدیر پروژه انعطاف پذیر باشد و در صورتی که پروژه طبق برنامه پیش نرفت، قادر به ایجاد تغییرات باشد.این مرحله چه در ابتدا و چه در طول پروژه انجام می شود و با اتمام پروژه به پایان می رسد. اما در این مرحله مدیر پروژه مسئولیت های مهمی بر عهده دارید. از قبیل:
- نظارت کامل بر روند پیشرفت پروژه
- مدیریت صحیح بودجه ی در نظر گرفته برای پروژه
- مطمئن شدن از این که پروژه به نقطه ی مدنظر خواهد رسید
- مقایسه کردن عملکرد فعلی با آن چه مدنظر می باشد
اتمام پروژه
در این مرحله از اجرای پروژه، مدیر و یا مدیران پروژه تمامی فعالیت هایی را که برای رسیدن به نتیجه ی نهایی پروژه لازم است را انجام می دهند. هنگام اتمام پروژه،مدیر پروژه منابعی را که دیگر به آن ها برای پروژه احتیاجی ندارد را آزاد می کند.کار ذینفعان را بررسی می کند تا قراردادشان بسته شود و فاکتورهای آن ها را پرداخت می کند. همچنین مدیر پروژه در این مرحله فایل های پروژه را بایگانی می کند. زیرا ممکن است در آینده به آنها احتیاج پیدا کند.
اختیارات مدیر پروژه
براساس توضیحاتی که درباره ی وظایف مدیر پروژه ارائه دادیم، اختیاراتی که مدیر یا مدیران پروژه دارند به شرح زیر می باشد:
- تعریف کردن محدوده ی پروژه
- برنامه ریزی فعالیت هایی که قرار است در طول پروژه انجام شود
- برنامه ریزی برای منابع پروژه
- تعیین زمان مورد نیاز برای انجام پروژه
- مشخص کردن هزینه ی مورد نیاز برای به سرانجام رساندن پروژه
- تهیه ی منابع مالی و بودجه برای پروژه
- تهیه ی مستندات لازم
- ساخت نمودارها و جداول
- تحلیل کردن ریسک پروژه
- مدیریت کردن مشکلات و خطرات احتمالی
- نظارت مستمر بر پروژه و گزارش روند پیشرفت پروژه
- رهبری تیمی که بر روی پروژه مشغول به کار هستند
- مشارکت و برقراری ارتباط با ذینفعان
- کنترل کردن کیفیت پروژه
- برقراری ارتباط با تامین کنندگان
مهارت های یک مدیر پروژه
یک مدیر پروژه ی موفق باید مهارت های زیر را داشته باشد. این مهارت ها به سه دسته تقسیم می شوند که به اختصار آن ها را توضیح می دهیم.
مهارت های فنی: مهارت ها ، دانش و رفتارهایی که مختص به حوزه های خاص مدیریت پروژه می باشد.
مهارت رهبری: مهارت ها ، دانش و رفتارهایی که برای هدایت کردن اعضای گروه، یا ایجاد انگیزه بین آن ها برای دستیابی به اهداف پروژه.
مدیریت استراتژیک: تخصص و دانش مورد نیاز در سازمان و صنعت، که باعث افزایش عملکرد می شود و نتایج خیلی خوبی را به همراه دارد.
مدیر پروژه اصلی ترین نقش یک پروژه
در برنامه ریزی،نظارت،اجرا،کنترل و مدیریت یک پروژه(دوره مدیریت پروژه)، مدیر پروژه اصلی ترین نقش را ایفا می کند. از مدیر پروژه انتظار می رود که پروژه را براساس اهدافی که از همان ابتدای پروژه پیش بینی شده پیش ببرد و آن را به موقع به اتمام برساند و همچنین اعضای گروه را در جریان مراحل پیشرفت پروژه قرار دهد و همواره سعی کند رضایت اعضای گروه را به دست بیاورد. نقش مدیر پروژه برای دستیابی به اهداف مورد نظر بسیار مهم و پررنگ است.
ممنون از این که تا انتهای این مقاله ما را همراهی کردید. اگر احساس می کنید که مطلبی باید عنوان می شد و در این مقاله بیان نشد ممنون میشیم که آن را با ما در میان بگذارید. همچنین منتظر نظرات ارزشمند شما درباره این مقاله هستیم.
